Checkliste: Die erste Woche mit KI-gestützter Dokumentation

Der Umstieg auf KI-gestützte Dokumentation gelingt selten, wenn er am ersten Tag gleich im vollen Praxisbetrieb erprobt wird. Die folgende Checkliste beschreibt, worauf es in der ersten Woche ankommt.

Vor dem ersten Tag

Klären Sie im Team, welcher Aufnahmemodus für welche Art von Konsultation genutzt werden soll — Live-Aufnahme mit Einwilligung oder Diktat-Modus ohne Patientenaufnahme. Legen Sie außerdem fest, wer für die Einholung und Dokumentation der Einwilligung zuständig ist, damit das nicht im Alltag improvisiert werden muss.

Tag 1 bis 2: Wenige, unkritische Fälle

Beginnen Sie mit einer überschaubaren Zahl an Konsultationen, idealerweise solchen mit klarem, wenig komplexem Verlauf. Ziel dieser Phase ist nicht Effizienz, sondern ein Gefühl dafür zu bekommen, wie die KI-generierten Entwürfe aussehen und wie gut sie die tatsächlichen Inhalte des Gesprächs treffen.

Tag 3 bis 4: Prüfroutine etablieren

Nehmen Sie sich in dieser Phase bewusst Zeit, jeden Entwurf gründlich zu lesen, statt ihn nur zu überfliegen. So lässt sich erkennen, an welchen Stellen die KI-Strukturierung typischerweise nachjustiert werden muss — etwa bei bestimmten Formulierungen oder Fachbegriffen. Diese Beobachtungen helfen dabei, eine effiziente, aber sorgfältige Prüfroutine zu entwickeln.

Tag 5: Erste Bilanz im Team

Besprechen Sie am Ende der ersten Woche im Team, was gut funktioniert hat und wo es hakte. Typische Themen sind: Wie zuverlässig lief die Einwilligung im Alltag? Wie viel Korrekturaufwand entstand bei der Prüfung? Passte der gewählte Aufnahmemodus zur jeweiligen Situation?

Danach: Schrittweise ausweiten

Erst nach dieser ersten Bilanz lohnt es sich, den Einsatz auf mehr Konsultationstypen und mehr Teammitglieder auszuweiten. Ein schrittweises Vorgehen verhindert, dass sich anfängliche Unsicherheiten oder Missverständnisse über die gesamte Praxis verteilen, bevor sie erkannt und behoben wurden.

Realistische Erwartungen von Anfang an

Erwarten Sie in der ersten Woche keine perfekte Zeitersparnis. Die eigentliche Effizienz stellt sich meist erst ein, wenn sich Prüfroutine und Aufnahmegewohnheiten eingespielt haben. Eine sorgfältige erste Woche ist dafür die Grundlage, keine verlorene Zeit.